РОЗДІЛ 2
ОРГАНІЗАЦІЯ І МЕТОДИКА ЗАСТОСУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ ОБЛІКУ ТА АУДИТУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ АПК
В другому розділі опрацьовано технологію впровадження та супроводження інформаційної системи обліку і аудиту (ІСОА) на підприємствах АПК. Наведені методики та моделі формування та вибору структури інформаційного та програмного забезпечення ІСУ. Запропоновано підхід ЖЦ великих економічних систем до ІС.
2.1. Організація впровадження та супроводження інформаційних систем обліку і аудиту
Для того, щоб ефективно впровадити автоматизовану систему бухгалтерського обліку та контролю, у першу чергу керівник підприємства повинен добре уявляти, що "цей проект" має принести певні результати. Ми в наших дослідженнях виділяємо такі фактори, які повинні відображати результативність ІСОА: підвищення оперативності облікової системи; збільшення обсягу та структурованості інформації, одержуваної з бухгалтерського обліку; скорочення числа бухгалтерських помилок; підвищення достовірності отриманої інформації; скорочення бухгалтерського персоналу та підвищення його професійного рівня; підвищення внутрішньої прозорості та зовнішньої конфіденційності обліку; інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства АПК.
Якщо вищеназвані фактори не спрацювали, то автоматизація не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових документів на сучасну ІС поліпшенням не є, це просто дублювання існуючої системи з усіма її недоліками плюс додатково витрачений час та фінансові ресурси на впровадження ІСОА. Таку ситуацію, варто, на думку автора, називати "псевдоавтоматизацією". Інформаційна система буде працювати більш ефективно, якщо кожен крок її впровадження, вдосконалення і супроводження контролюється головним бухгалтером та керівником підприємства в тісній взаємодії.
Тому рекомендуємо обов'язковим етапам комп'ютеризації повинні передувати передпроектні досліди [28]. Їхня мета - виявити управлінські завдання, визначити їх інформаційні характеристики, що дозволить провести атестацію і комп'ютеризацію робочих місць, удосконалити структуру управління на базі чітких кількісних оцінок.
Впровадження та супроводження автоматизованої інформаційної системи регламентується держстандартами України, але вони були прийняті до 1990 р. і по термінології та суті дещо застаріли, так ДСТУ 34601-90 поділяє етапи впровадження та супроводження на дослідження та обгрунтування інформаційної системи обліку; розробку технічного завдання; ескізний та технічний проект; робочу документацію і впровадження в дію; експлуатацію [67-72].
Сучасний системний підхід до великих економічних систем, до яких, очевидно, відноситься ІСОА, потребує розгляду їх у розвитку відповідно до концепції життєвого циклу (ЖЦ). Хоча відомо використання ЖЦ відносно товару, послуг і т.ін., ми використали цей підхід для вдосконалення та деталізації процесів впровадження і супроводження ІС. Тому для опрацювання організації і методики впровадження і супроводження ІСОА підприємств АПК нами були виділені такі етапи ЖЦ ІСОА: дослідження, проектування, побудова, функціонування, модифікація і ліквідація. При цьому нами розділено, що до впровадження відносяться такі етапи ЖЦ - проектування та побудови, а до супроводження - функціонування і модифікація. Як для конкретного етапу, так і для усього життєвого циклу ІСОА рекомендуємо використовувати модель сітьового графіку, яка залежить від кількості робіт (див.рис. 3.22) та дає можливість оптимізувати за часом та витратами ресурси на впровадження ІСОА. Аналіз ЖЦ ІСОА дозволяє ідентифікувати так звані проблемні ситуації, тобто ситуації, у яких з'являються альтернативні варіанти і потрібно приймати рішення щодо вибору найкращих. Особливістю запропонованої технології є можливість її адаптації до підприємств різного масштабу, тобто для малих (фермерських, приватних господарств), середніх та великих, при цьому спостерігається зміна в етапах ЖЦ інформаційної системи.
1. Дослідження - теоретичне (гіпотетичне) виділення ІСОА із зовнішнього середовища, тобто із ІСУ. На цій стадії вивчається вплив забезпечення обліковою інформацією на ефективність функціонування ІСУ підприємства і виробничої системи в цілому (зниження або підвищення різноманітних витрат, реалізації, прибутку, ліквідності, санкцій контролюючих органів тощо). Іншими словами усвідомлюється та обгрунтовується потреба у впровадженні на підприємстві ІСОА. Прийняття рішень з початку наступної стадії полягає в обгрунтуванні вибору: розробляти чи не розробляти ІСОА.
На цьому етапі здійснюється обстеження підприємства, яке включає дослідження та обгрунтування інформаційної системи обліку підприємства, оформлення звіту про виконану роботу. З'ясовується документообіг, форми вхідних і вихідних документів, методика розрахунку окремих показників. Визначаються проблеми, розв'язання яких можливе засобами обчислювальної техніки, шляхом бесід та консультацій. По-різному підприємства всіх форм власності і організації виробництва своїми силами чи консалтинговою службою розробника системи проводять таке дослідження. Проблемна ситуація щодо прийняття рішень полягає у альтернативах придбати інформаційну систему "під ключ" чи впроваджувати та супроводжувати її самостійно. Тут можливі і змішані стратегії, тобто частину дій бере на себе підприємство, а програмне забезпечення замовляє підприємству чи консалтинговій фірмі з інформаційних технологій.
2. Проектування - розробка технічного завдання (ТЗ) впровадження для конкретного підприємства, достатнього для створення ще не існуючої ІСОА. На цій стадії визначаються структура системи, параметри і режими її функціонування, технічні рішення по підсистемах і елементах. Для проектування використовується раціональна послідовність між проектованою і раніше створеними системами, що виражається в уніфікації, нормалізації і стандартизації організаційної форми даної стадії роботи. Виділяють ескізне і технічне проектування. Прийняття рішення про закінчення п