РОЗДІЛ 2.
ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ФОРМАЛЬНИХ МОДЕЛЕЙ КОМПОЗИТНОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
2.1. Методологія побудови моделей композитного документообігу
На сьогодні комп’ютерні технології настільки глибоко інтегровані в виробничі і
управлінські процеси, що традиційні паперові технології документообігу
практично перестали існувати. Сьогодні в усіх процесах документообігу на тій чи
інший стадії використовується комп’ютер. Під впливом інформаційних технологій,
які первісно були вторинними, документообіг постійно змінюється і заповнює нові
ніші, де раніше не застосовувався.
Сучасні рішення документообігу слід розглядати на перетині традиційних
паперових та інноваційних електронних технологій. Композитна сутність такого
представлення зумовлює подвійність характеру. Дві первинні складові сучасного
документу впливають одна на одну у пошуку збалансованого ефективного рішення
[61]. Питомі частини складових корелюються розвитком інформаційних технологій і
стійкістю традицій діловодства. Такий стан ідейно відповідає принципу змішаного
екстремуму, який було запропоновано Г.С. Теслером в роботі [62] для оцінки
ефективності систем.
Таким чином, як з точки зору теорії, так і практики реалізації сучасного
рішення електронного документообігу, доцільно застосовувати композитний підхід.
Композитний підхід передбачає паралельне існування електронних документів,
паперових документів, а також значної кількості їх гібридів.
У сучасному суспільстві процес масового застосування електронного
документообігу не тільки почався, але вже має динамічний розвиток. На платформі
промислових, напівпромислових чи «доморощених» систем створюються значні обсяги
реалізацій, що виробляють велику кількість слабко сумісних документів [63].
Застосування єдиної методології дозволило б створити більш сумісні системи і
закласти надійні перспективи на майбутнє.
Основу дійсної методології складають принципи автоматизації організаційного
управління [64], принципи об’єктно-орієнтованого проектування [65] і принципи
управління проектами [66].
Сучасне розуміння автоматизації тлумачиться як посилення можливостей людей
можливостями сучасних технологій. Таке тлумачення важливе для успішного
впровадження новітніх інформаційних технологій, оскільки однією із основних
проблем при цьому є опір персоналу. Персонал побоюється, що впровадження
системи призведе до скорочення штатів або до підвищення інтенсивності праці.
Один із базових принципів впровадження систем електронного документообігу
сформульовано В.М. Глушковим в роботі [67] як принцип автоматизації
документообігу. Суть цього принципу полягає в тому, що СЕД створюється не лише
як носій інформації, але й як активний учасник процесів інформаційного обміну.
В об’єктному підході це називається інкапсуляцією.
Таким чином, СЕД стає не лише посередником, що збирає і оброблює документи,
але й учасником, без якого рішення завдань документообігу неможливе. Іншими
словами, можна сформулювати тезис, що під час реалізації системи документообігу
частину функцій треба розробити таким чином, щоб не існувало можливості їх
використання поза системою.
Цей тези с є важливим тому, що дотримання його забезпечує безповоротність
впровадження системи. Перш за все цьому сприяє звикання персоналу, який вже не
може виконувати свої обов’язки поза системою. В будь-якій складній системі
персонал є найбільшою небезпекою для впровадження.
Для реалізації СЕД необхідно забезпечення балансу між неконтрольованою
спонтанністю творчого початку і формалізованою чіткістю виробничих процесів.
При цьому недоцільно обмежувати творчість персоналу, що дозволяє інтуїтивно
знаходити рішення, близькі до оптимальних [68]. В той же час слід забезпечити
стійку контрольованість і управління процесами розробки. Для рішення цього
суперечливого завдання необхідно розділити її рішення на рівнях макропроцесів і
мікропроцесів.
Мікропроцеси визначать загальні напрямки розвитку організації, виходячи за
межі СЕД і зони її впливу. Вони є досить загальними, мало придатними для
формалізації, що надає їм невизначеного декларативного характеру. В той же час
мікропроцеси більш формалізовані, контрольовані та придатні для виконання.
Цей принцип відповідає принципу єдності далеких і близьких цілей В.М. Глушкова
[67]. Даний принцип визначає сумісне розглядання завдань стратегії і тактики
для отримання вигідної перспективи в майбутньому при збереженні максимального
результату в сучасному. Далекі і близькі цілі розрізняються не лише за часом їх
реалізації, але й методом постановки. Близька ціль має бути у полі зору і
можлива для досягнення. Ознака її досягнення повинна бути прозорою, щоб
констатація досягнення (або недосягнення) була беззаперечною. Далека ціль має
бути значно віддаленою і скоріше вказувати напрямок руху ніж шлях реалізації.
З одного боку, близькі цілі є результатом декомпозиції далеких цілей і є
складовими частинами майбутнього результату. З іншого боку, повна сукупність
близьких цілей не визначає повністю далеких [69].
Ця ситуація відповідає принципу комплексності завдань В.М. Глушкова. Суть
цього принципу полягає в тому, що більшість завдань є комплексними, а не
простою арифметичною сумою своїх складових частин. Тому і вирішувати кожне із
окремих завдань слід із урахуванням загального цілого. Між задачами проходить
постійна взаємодія, що перетворює їх на комплексну систему. Таким чином, при
вирішенні завдань на передній план виходять системний підхід і аналіз.
Розглянемо більш детально етапи і фази створення та експлуатації СЕДО.
2.1.1. Макропроцес
СЕД, як і будь-яка інша складна система, має особливість еволюціонувати -
особливість, що взагалі притаманна живим істотам [70
- Київ+380960830922