РОЗДІЛ 2
МЕХАНІЗМ БЮДЖЕТУВАННЯ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА
2.1. Організація процесу бюджетування на підприємстві
Адаптація діяльності підприємств до динамічних змін умов господарювання зумовлює і нові обов'язкові умови до систем управління фінансами - гнучкість та ефективність. Запровадження інструментарію бюджетування з дотриманням відповідних принципів дозволяє в оперативному режимі контролювати виконання заходів, спрямованих на підвищення результативності діяльності підприємства.
При цьому при розробці конкретної моделі бюджетного планування діяльності структурних підрозділів постає задача побудови господарського механізму, який повинен:
- координувати діяльність підрозділів підприємства;
- забезпечувати всім підрозділам нормальні умови відтворення;
- регламентувати права, обов'язки і відповідальність підрозділів як по вертикалі, так і по горизонталі;
- сприяти збереженню внутрішньої технологічної єдності підприємства;
- забезпечувати керівників підрозділів інформацією, необхідною для прийняття господарських рішень;
- стимулювати керівників підрозділів приймати рішення, ефективні з погляду підприємства в цілому.
Організація бюджетного планування на підприємстві передбачає застосування різних елементів, що забезпечують цілісність та ефективність цієї системи на підприємстві (рис 2.1).
Розроблено автором самостійно
Рис. 2.1. Схема організаційного процесу бюджетування на підприємстві
Для постановки бюджетування необхідне не тільки грамотне рішення методологічних проблем, продуманий підбір потрібного інструментарію фінансового планування, але і розробка відповідних організаційних процедур, що регламентують усі питання взаємин окремих структурних підрозділів з керівництвом підприємства або фірми. Перш за все, це стосується фінансової структури підприємства.
Фінансова структура підприємства - це ієрархія центрів фінансової відповідальності (ЦФВ), взаємодіючих між собою через бюджети.
Як елемент фінансової структури підприємства, одиниця планування, обліку і контролю, центр фінансової відповідальності здійснює визначені господарські операції і несе відповідальність за фінансові ресурси (доходи і витрати), передбачені бюджетами підприємства, у межах установленої зони відповідальності.
Для адміністрування бюджетного процесу на підприємстві може створюватись "структура", яка буде встановлювати процедуру бюджетування, розробляти форми бюджетів, координувати дії з розробки і прийняття реальних бюджетів, що відповідають цілям підприємства, контролювати виконання бюджету і стежити за здійсненням функцій управління.
У цій структурі доцільно виділяти дві підгрупи. Якщо перед підприємством постає задача постановки системи бюджетування, в такому випадку для її виконання створюється тимчасово діюча група, яка займається збором колективних пропозицій щодо системи бюджетування, дослідженням можливостей, проблем і обмежень діяльності підрозділів організації, узгодженням виділених центрів фінансової відповідальності, розробкою системи бюджетів з необхідною деталізацією останніх, відбувається навчання керівників і фахівців компанії.
До цієї групи доцільно включати менеджерів - представників від кожного центра фінансової відповідальності, що буде підсилювати мотивацію їхньої діяльності, сприяти активній участі персоналу в управлінні підприємством і більш грамотній розробці бюджетів. Задача цієї групи - дослідження можливостей, проблем і обмежень діяльності підрозділів підприємства, узгодження їх інтересів для досягнення цілей підприємства, планування діяльності.
Для постійного управління бюджетним процесом на підприємстві створюється бюджетна група (комітет). Вона складається із співробітників, що приймають рішення, і співробітників, що готують інформацію для прийняття рішень. До складу бюджетної групи повинні входити фахівці високого рівня, що добре обізнані з діяльністю підприємства, вміють мислити в масштабах підприємства і, розкриваючи проблеми, можуть запропонувати варіанти їх вирішення.
Завдання бюджетної групи:
- встановлення процедури бюджетування;
- впровадження системи бюджетування;
- освітня робота зі співробітниками.
Ця група має розробляти і поширювати нормативно-інструктивні матеріали по складанню бюджету, забезпечувати інформацією для підготовки бюджету, що розробляється, здійснювати консультаційні і технічні послуги функціональним керівникам, визначати точний порядок складання бюджету і дати, до яких повинні бути представлені ті чи інші планові цифри. Вона може поєднувати також окремі бюджети в загальний (основний) бюджет підприємства, показуючи внесок кожного з них, проводити оцінку запланованої виробничої програми і її затвердження, проводити аналіз виконання бюджету і виявляти величину відхилень фактичних показників від планових, встановити причини цих відхилень і констатувати, якщо потрібно, важливість коригувальних рішень.
В обов'язки цієї ж групи входить аналіз бюджетів, з'ясування причини відхилення фактичних даних від планових, оцінка можливих корегувань і їх необхідності. Крім того, група збирає, аналізує, узагальнює і реалізує пропозиції персоналу по вдосконалюванню бюджетного процесу.
Діяльність і склад бюджетної групи не є постійними і міняються залежно від функцій, які на неї покладено.
Для забезпечення ефективної роботи з бюджетування діяльності важливо, щоб були встановлені відповідні адміністративні процедури розробки і прийняття бюджету, які б забезпечили менеджерам допомогу в його підготовці. Повинні бути пророблені питання вертикальної і горизонтальної деталізації (інтеграції) бюджетів та ідентифіковані ознаки, за якими вона буде здійснюватися, повинна бути сформована сукупність центрів фінансової відповідальності і визначений механізм розподілу відповідальності. У рамк