РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ МОРСЬКИХ ТОРГОВЕЛЬНИХ ПОРТІВ
2.1 Документування і облік руху основних засобів в умовах автоматизації системи бухгалтерського обліку
Дослідження роботи портів морського транспорту показує, що в сучасних умовах господарювання діюча система бухгалтерського обліку не повною мірою відповідає сьогоднішнім вимогам. Не завжди забезпечується належна комплексність вирішення завдань тому що інформація, яка потрібна для прийняття відповідальних управлінських рішень, надається недостатньо оперативно. Нерідко аналітичні роботи виконуються поверхнево, без необхідних висновків і пропозицій.
В умовах переходу до ринкових відносин, коли порти одержали оперативно-господарську незалежність, бухгалтерський облік має бути орієнтований на забезпечення оперативною інформацією всіх об'єктів управління, а також на складання бухгалтерської звітності. Дослідження інформаційних систем портів свідчить одночасно і про велику кількість не потрібної в управлінні інформації, яка акумулюється в бухгалтерському обліку, і про велику кількість відсутньої в обліку інформації для управління. Таким чином, з одного боку йдеться про великий дефіцит інформації та її несвоєчасність, а з іншого боку - про наявність непотрібної інформації, що накопичується системою бухгалтерського обліку. Отже, дослідження потреб в інформації управлінської системи портів і вдосконалення системи бухгалтерського обліку відповідно до вимог управління є сьогодні досить актуальним і необхідним.
В умовах ринкової економіки зростає потреба в реєстрації і формуванні конкретної інформації, необхідної для контролю за діяльністю портів як зовні (з боку власника - держави), так і всередині (з боку управлінського персоналу портів). У зв'язку і з цим, для підвищення рівня інформаційного забезпечення, потребує подальшого вдосконалення первинна облікова документація.
В бухгалтерському обліку інформація про основні засоби повинна містити дані про: надходження і вибуття основних засобів, стан їх збереження і використання, правильне і своєчасне нарахування зносу (амортизації), результати реалізації, ліквідації основних засобів, обсяги витрат на ремонтні роботи і поліпшення основних засобів.
Важливим моментом відображення в бухгалтерському обліку його об'єктів є первинне спостереження. Первинний облік - це початкова стадія системного сприйняття і реєстрації окремих операцій, що характеризують господарські процеси і явища, які відбуваються на підприємстві. На цій стадії відомості про здійснені господарські операції реєструються в первинних документах.
Первинні документи з обліку руху основних засобів - це вихідний пункт бухгалтерського обліку. Основою для будь-якого бухгалтерського запису, що відображує в обліку господарську операцію та її наслідки може бути лише первинний документ. Він складається безпосередньо в процесі здійснення тієї чи іншої операції або відразу після її здійснення. Первинний документ стає самим першим письмовим свідоцтвом її здійснення. Історично в бухгалтерському обліку під первинним документом розуміють письмове свідоцтво певної форми та змісту про фактичне здійснення господарської операції, а також право на її здійснення. Документи є підставою для записів на бухгалтерських рахунках, а дані, що в них містяться - фундаментом всієї економічної інформації.
Первинна облікова документація про наявність, склад, рух та інші операції, що здійснюються з основними засобами, затверджена наказом Мінстату України від 29.12.1995 р. № 352 "Про затвердження типових форм первинного обліку"[107]. Для більш загального усвідомлення розглянемо порядок складання цих документів та їх взаємозв'язок:
1. Типова форма №ОЗ-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів". Акт є підставою для зарахування на баланс окремих об'єктів основних засобів.
Акти (здебільшого в трьох примірниках на кожен інвентарний об'єкт основних засобів) складає постійно діюча комісія, призначена наказом або розпорядженням керівника організації. На великих підприємствах, де значні обсяги впровадження в експлуатацію основних засобів, можуть створюватись спеціалізовані комісії з питань їх зарахування на баланс за окремими групами (механічне устаткування, енергетичне обладнання, обчислювальна техніка тощо).
Перший примірник акта після його повного оформлення передають у бухгалтерію і він є підставою для зарахування об'єктів на баланс. Другий - залишається в підрозділі, який здає об'єкт в експлуатацію. Третій примірник акта передається матеріально відповідальній особі, яка приймає об'єкт на відповідальне зберігання.
До актів, які надходять у бухгалтерію, додають відповідну технічну документацію (паспорт, інструкцію з експлуатації та ін.), яку використовують для оформлення інвентарних карток обліку основних засобів та перевірки правильності зазначених технічних характеристик об'єктів. Потім цю документацію передають службі, яка контролює за експлуатацією (використанням) відповідних об'єктів основних засобів (служба головного механіка, відділ капітального будівництва тощо).
Форма № ОЗ-1 використовується також для оформлення реалізації об'єктів основних засобів і їх безоплатної передачі іншим юридичним та фізичним особам У цьому випадку акт теж складає комісія. Доцільно складати його аналогічно у трьох примірниках: перший - для бухгалтерії; другий - покупцеві; третій -матеріально-відповідальній особі, у підзвіті якої перебував об'єкт основних засобів. У бухгалтерію підприємства, разом з актом, передаються такі документи;
• договір продажу майна іншим юридичним особам або інший відповідний документ,
• акт оцінки майна або протокол узгодження ціни його реалізації;
• довіреність юридичної особи-покупця (типова форма № М-2).
Є особливості в оформленні реалізації основних засобів в портах морського транспорту, які є державними підприємствами. Порядок реалізації основних засобів державних підприємств передбачений Положенням про порядок
- Київ+380960830922