РОЗДІЛ 2
НАУКОВО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ СТРУКТУРИЗАЦІЇ ПРОЕКТІВ ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДІВ
2.1. Особливості застосування методології Управління Проектами для вдосконалення управління вищими навчальними закладами
Існуючі проблеми, пов'язані з перехідною формою розвитку економіки України, призводять до ускладнення виробничої і фінансово-економічної діяльності ВНЗ. І в цьому випадку найкращим засобом підвищення ефективності управління ВНЗ може бути методологія Управління Проектами. В роботах [1,2,4] було показано що, виходячи з характеристик функціонування вищих навчальних закладів України, наведених в розділі 1, можна сказати, що для ефективного управління ВНЗ необхідним є раціональний науково-обгрунтований розподіл управлінських дій і задач, які реалізуються адміністративно-організаційними структурами ВНЗ, на дії і задачі управління операційною і проектно-орієнтованою діяльністю та створення нових ефективних методів і засобів управління проектами ВНЗ, які б враховували особливості цих проектів і забезпечили якісне вирішення поставлених перед ВНЗ завдань на основі побудови і реалізації сучасних інформаційних технологій і систем (рис.2.1). Специфіка впровадження проектного підходу в управлінні навчальним закладом полягає у виділенні сукупності дій, які підпадають під визначення проекту. Таким чином, першим завданням на шляху застосування методології Управління Проектами є виділення проектів ВНЗ.
Будемо виходити з класичного визначення проекту, як унікального набору скоординованих дій, спрямованих на досягнення сфокусованого корисного результату, необхідної якості в умовах обмеженості використовуваних ресурсів [80]. В цьому випадку, ознаками проектів ВНЗ є:
1. Наявність мети (o1). Проекти ВНЗ повинні мати чітко визначену мету, яка в залежності від типу проектів може полягати у впровадженні нових методів навчання та форм навчання, реорганізації роботи функціональних підрозділів вищого навчального закладу, поновленні матеріальної бази ВНЗ. В більшості випадків результатом діяльності ВНЗ є інформація (знання, вміння, нова організаційна структура ВНЗ, документи, що регламентують навчання з спеціальності, результати наукових розробок та ін.), інколи нові матеріальні цінності (корпуси і гуртожитки, транспортні засоби та ін.). Тому можна стверджувати, що в більшості випадків результатом проектів ВНЗ є деякий інформаційний продукт.
2. Обмеженість у часі (o2). Кожен з проектів ВНЗ реалізується в період, обмежений моментами початку та закінчення. Тому до проектів необхідно відносити об'єднані спільним унікальним результатом (в більшості випадків формуванням деякого інформаційного продукту) види діяльності. Отримання такого результату і визначає термін закінчення проекту.
3. Обмеженість ресурсів (o3). Ця ознака є класичною і характерною для всіх видів діяльності ВНЗ України в поточний період. Ресурси вищого навчального закладу перерозподіляються між діями по досягненню окремих цілей в залежності від важливостей цих цілей.
4. Унікальність (o4). Кожен з проектів ВНЗ унікальний, вони включають в себе різні множини дій. Проекти ВНЗ повинні містити неповторний перелік дій і унікальний результат, що дасть змогу стверджувати про унікальність цих проектів.
5. Взаємозв'язок дій (o5). Виходячи із основних положень теорії систем, проект, як система, являє собою орієнтовану на досягнення цілі множину взаємозв'язаних дій. Якщо виходити із інформаційної сутності більшості проектів ВНЗ, то система зв'язків між діями повинна задаватися технологією документообігу - технологією формування і використання інформаційних продуктів і ресурсів проекту. Для досягнення любих цілей ВНЗ (як в рамках операційної діяльності, так і при реалізації проектів) взаємозв'язок дій є обов'язковою умовою побудови ефективної системи управління ВНЗ.
Будемо вважати множину дій в адміністративно-організаційній структурі ВНЗ проектом, якщо наведені ознаки, визначені у формі предикатів O=
Dj={dji} проект, якщо o1(Dj)=o2(Dj)=o3(Dj)=o4(Dj)=o5(Dj)= "Істина",(2.1)деD={dj} - дії, в рамках науково-освітньої і адміністративно-господарської діяльності ВНЗ. Виходячи з того, що кожен ВНЗ є організаційно-технічною системою з двома основними цілями функціонування:
1. Підготовка спеціалістів.
2. Забезпечення власної життєдіяльності,
можна визначити 2 типи проектів, які реалізуються в вищих навчальних закладах у відповідності з принципами "управління через проекти" (табл.2.1).
Дії в більшості із наведених проектів (1.1-1.6,2.1,2.2,2.6,2.7) пов'язані з переробкою інформації, формуванням документів і рішень, які і представляють результати цих проектів. До класичних проектів відносяться лише групи будівельних проектів (1.7, 2.3, 2.5), і група соціальних проектів 2.4. Як наведено в роботах [81], методи і засоби управління будівельними і соціальними проектами в ВНЗ нічим не відрізняються від методів і засобів управління подібними проектами в інших областях народного господарства України. Ця прикладна область досить добре вивчена. Існує значна кількість наукових розробок [81]. Тому в даній дисертаційній роботі ці проекти не будуть розглядатися. Специфічними і такими, що характерні тільки для даної області досліджень, з позицій методології Управління Проектами, є проекти 1.1-1.6,2.1,2.2,2.6,2.7. Саме ці проекти будемо називати Проектами ВНЗ.
Особливостями цих проектів є:
1. Результатами проектів, в основному, є інформація, яка представляється у вигляді затверджених документів.
2. Інформаційний характер процесів формування результатів проекту.
3. Функціональна орієнтація дій служб ВНЗ, в рамках яких формуються результати (кінцеві і робочі документи) проектів. Тому дуже важко віднести діяльність спеціалістів служб ВНЗ до конкретних проектів. Звідси виникають проблеми формування з