РОЗДІЛ 2
Становлення видів та формування системи переліків документів (1920–1990)
2.1. Передумови створення та функціонування переліків документів у 1920–1930
рр.
Жодне суспільство не в змозі зберегти всю створювану ним документацію, тому
питання відбору документів для подальшого зберігання завжди були в полі зору
державної влади. Спочатку відбір документів здійснювався стихійно, за певними
традиціями, а згодом був унормований відповідними актами.
Аналіз законодавчих та нормативних актів Російської імперії кінця XVІІІ– XІX
ст., проведений колективом ВНДІДАС [397, с. 13–48], свідчить, що вже за тих
часів функціонувала правова система, яка відображала державну політику в галузі
архівної справи, згідно з якою документи у відомствах мали готуватися до
архівного зберігання і поділялися на декілька категорій з виокремленням
видового складу документів довічного зберігання. Впродовж ХІХ ст. ці настанови
не раз змінювались, удосконалюючись та ускладнюючись відповідно до розуміння
суспільством значимості архівної ретроспективної інформації. Законодавчі акти
переважно відображали стан архівів у кожному відомстві та накреслювали заходи
уряду щодо його поліпшення. Порядок визначення цінності документів та строки
їх зберігання регламентувалися спеціальними відомчими правилами та
інструкціями, що містили переліки категорій справ постійного і тимчасового
зберігання, а також справ, що підлягали знищенню після їх завершення у
діловодстві. Конкретні строки зберігання документів визначені не були. За
своїми характеристиками найближчим до сучасних переліків є перелік, що містили
правила Військового міністерства (1859 р.). Він був побудований за галузевою
ознакою, категорії документів мали конкретні строки зберігання, до яких
надавалися примітки різного характеру [397, с. 18–19].
Разом з тим, неузгоджені дії міністерств у питаннях експертизи цінності
документів зумовлювали втрату цінних документів і завдали шкоди історичній
науці. На необхідність розроблення “єдиних правил розбирання, зберігання та
знищення документів” вказував керуючий Московським архівом Міністерства юстиції
М. Калачов. Він підкреслював також, що в установах необхідно проводити
попередній відбір документів, що “мають наукове значення для вічного
зберігання”, із подальшим передаванням їх до державних архівів [183, с. 31–32].
З критикою архівного законодавства в Росії виступав інший керуючий Московським
архівом Міністерства юстиції Д. Самоквасов [371, с. 115–117, 119–131], який
запропонував проект архівної реформи. Її реалізація передбачала такі основні
заходи: створення в Росії центрального архівного управління, вироблення
загальних правил знищення та зберігання актів діловодства державних і
громадських установ, заснування шкіл архівознавства [370, с. 75–77, 78–88,
90–94]. Однак ці наміри так і не було здійснено.
Після розпаду Російської імперії, за доби визвольних змагань в Україні
1917–1920 рр., головним завданням у галузі архівної справи було рятування
архівів, яке доводилося здійснювати у неймовірно складних умовах. Питаннями
роботи архівів опікувалися спеціальні інституції урядів Української Народної
Республіки (УНР) та Української Держави за часів Центральної Ради (березень
1917 р. – квітень 1918 р.), Гетьманату (травень – грудень 1918 р.), Директорії
(1919–1920 рр.). У вересні 1917 р. були створені: бібліотечно-архівний відділ
при департаменті мистецтв Генерального секретарства справ освітніх (з 9 січня
1918 р.– Міністерство народної освіти (МНО) УНР; архівно-книжково-бібліотечний
відділ Головного управління у справах мистецтв та національної культури
(ГУМНК), підпорядкований МНО Української Держави; відділ охорони пам’яток
культури та мистецтв ГУМНК МНО УНР [216, с. 12]. Зазначеними інституціями було
зроблено певні спроби реформування архівної справи.
Перші заходи радянської влади в Україні також були спрямовані на організацію
охорони і зберігання архівних матеріалів. У лютому 1919 р. в м. Харкові у
структурі Всеукраїнського комітету охорони пам’яток мистецтва і старовини
(ВУКОПМИС) Наркомосвіти УСРР було організовано архівно-бібліотечну секцію [8,
арк. 17], завданням якої серед інших стало опрацювання питань теорії і практики
архівної справи, здійснення контролю за відбором документів на постійне
зберігання. Юридичною підставою для роботи архівної секції став декрет Ради
Народних Комісарів (РНК) УСРР від 3 квітня 1919 р. “Про передачу історичних та
художніх цінностей у відання Народного Комісаріату Освіти” [259]. Згідно з цим
декретом всі архіви безпосередньо підпорядковувались Наркомосвіти, а установам
та організаціям заборонялося знищувати документи без його дозволу.
Архівною секцією була проведена значна робота щодо концентрації*
[* Під концентрацією розумілося приймання документів до державних архівів.]
архівних документів, упорядкування справ, прийнятих на зберігання, контролю за
станом архівної справи в установах [4, арк. 88]. На своїх засіданнях Архівна
секція розглядала методичні питання, пов’язані з “розбиранням типових архівів”,
порушувалися питання підготовки “інструкції загального характеру для розбирання
типових архівів” та складання переліків справ, що підлягали знищенню
[3, арк. 88, 99]. Проте діяльність архівної секції ВУКОПМИС обмежувалася
територією Києва, хоча певна увага приділялася й організації архівної справи на
місцях. З цією метою до губерній направляли інструкторів, які “здійснювали
загальний нагляд за ходом справи” [3, арк. 88]. 18 липня 1919 р архівну секцію
ВУКОПМИС було реорганізовано в Головне архівне управління у складі
Позашкільного відділу Наркомосвіти УСРР на правах підвідділу [10
- Київ+380960830922