РОЗДІЛ 2.
ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ НА ХЛІБОПЕКАРСЬКИХ ПІДПРИЄМСТВАХ ТА ШЛЯХИ ЙОГО ВДОСКОНАЛЕННЯ
2.1. Документальне оформлення операцій по використанню виробничих запасів
Однією з головних умов раціональної організації системи обліку із використання виробничих запасів на підприємстві є правильне оформлення господарських операцій первинними документами. Від правильної організації документування господарських засобів залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, точність оцінки незавершеного виробництва та відображення їх у фінансовій звітності, а також дає можливість отримувати необхідні дані для оперативного управління підприємством, здійснювати контроль за ефективним використанням виробничих запасів.
Первинний облік в системі управління підприємством займає одне з чільних місць, оскільки він є основним джерелом отримання інформації про факт здійснення тієї чи іншої господарської операції. Всі операції, пов'язані з надходженням, переміщенням, відпуском чи продажем виробничих запасів, повинні оформлюватися первинними документами.
Документальне оформлення використання матеріальних, сировинних і паливних ресурсів є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.
Головною складовою документу є інформація. Інформація може бути не документальною - не закріпленою, та документальною - закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі. Матеріальний об?єкт, спеціально призначений для запису, зберігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа без матеріального носія неможливе [101, с. 85].
Отже, бухгалтерський документ - це документ, що є матеріальним носієм інформації, тобто містить відомості про господарську операцію і є юридичним свідченням її здійснення. Оформлення господарських операцій первинними документами називається документацією.
У відповідності зі статтею 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99р. № 996-14 первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій є підставою для здійснення бухгалтерського обліку господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарських операцій, а якщо це не можливо - безпосередньо після її закінчення [1].
Міністерство статистики України наказом № 193 від 21.06.96 р. "Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів"[11] встановило перелік первинних документів з обліку використання виробничих запасів: М-8 та М-9 "Лімітно-забірна картка"; М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"; М-11 "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів"; М-12 "Картка складського обліку матеріалів"; М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі"; М-16 "Матеріальний ярлик"; М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу"; М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (бланк суворої звітності)"; М-21 "Інвентарний опис".
В практичній діяльності головний бухгалтер повинен на свій розсуд визначити, які документи доцільно використовувати саме на підприємстві, враховуючи його розміри та специфіку діяльності. Причому структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження інформації як для обліку, так і для контролю за рухом матеріальних запасів.
Так, лімітно-забірна картка використовується для систематичного відпуску у виробництво лімітованих матеріалів, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів їх відпуску. Але в окремих галузях, зокрема, в хлібопеченні, через особливості технології виробництва і систему обліку, відпуск матеріальних ресурсів по лімітно-забірним карткам є недоцільним. Тому для відпуску борошна чи іншої сировини у виробництво застосовують спеціальний документ, який виписує комірник - відвантажувальну накладну на відпуск борошна і сировини на виробництво (типова галузева форма № П-6 хліб).
В ній вказується цех-отримувач сировини, номер зміни, дату, найменування борошна та сировини, які були відпущені у виробництво, кількість замовленої сировини, номер партії чи силосу, показники лічильника, процент вологості, кількість, вагу (брутто і нетто), розписку в отриманні, а також підписи осіб, які здали та отримали відповідну сировину (додаток Ж).
Але для відпуску у виробництво інших допоміжних матеріалів (наприклад, бензин, мастильні матеріали, електроди тощо), кількість яких можна передбачити, застосовувати лімітно-забірні картки просто необхідно, оскільки їх застосування допомагає здійснювати попередній контроль, за використанням матеріалів у виробництві.
Іноді на окремих підприємствах при відпуску у виробництво борошна та інших матеріальних ресурсів взагалі не складають ніяких документів, а роблять відповідні записи в картках складського обліку матеріалів (форма М-12), тобто картка може об?єднувати в собі функції бухгалтерського документа та облікового регістра. Картка складського обліку матеріалів застосовується для обліку руху матеріалів на складі для кожного сорту, виду і розміру, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально-відповідальною особою. Причому записи в картці виконуються на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день проведення операції.
Завідуючий складом щоденно передає в бухгалтерію дані про рух сировини та передачу залишків по складу, тобто складає звіт про рух сировини по складу сировини (типова галузева форма № П-7). Звіт складають в двох примірниках. Перший - передають в бухгалтерію, а другий примірник, з підписом бухгалтера про прийняття звіту та з при